Cómo evitar morir por aplastamiento en Internet (I): Reglas para mejorar el uso del e-mail

Corremos un grave riesgo: morir, “informacionalmente” hablando, sepultados por la información.

Desde que Internet se instaló en nuestras vidas el correo electrónico se alzó como uno de los aliados más sólidos en nuestro ocio y trabajo. De hecho, podría decirse que fué la primera aplicación desarrollada por los primeros programadores una vez resueltos los problemas de comunicación entre dos máquinas.

Su desarrollo ha sido atendido y mimado constantemente, mejorándose tanto los programas cliente como las aplicaciones tipo web. El tráfico de emails en el conjunto de la red supone un porcentaje enorme y no hay usuario que no disponga, al menos, de una cuenta,  sea particular, en un servidor gratuito o de pago, o centro de estudios, trabajo, etc.

Sin embargo, esa herramienta que, en su momento, sustituyó al correo ordinario o snailmail y que hizo que mucha gente volviera a escribir para comunicarse, puede ser un engorro más que una ayuda, al igual que otras herramientas de recogida/filtrado/suministro de información, disponibles en Internet y en el concepto 2.0: puede aplastarnos bajo un alud de información si no la gestionamos correctamente.

Me he permitido reproducir unos consejos básicos para gestionar los correos electrónicos, a raiz de un artículo de Cristina Castro,  leído hoy en El País digital: Y el síndrome de Diógenes llegó al ordenador.

Estas reglas han sido elaboradas por José Miguel Bolívar, inspiradas en la filosofía GTD (Getting Things Done), que trata de mejorar la productividad en todos los ámbitos de la vida mediante un método sencillo y flexible.

Reglas para mejorar el uso del ‘e-mail’

1. Mire todos los mensajes de una sola vez: si va escudriñando los de su jefe, los privados, los más urgentes, los que puede borrar, etcétera, acabará repasando la lista de correos de entrada varias veces, con la consiguiente pérdida de tiempo.

2. Agrúpelos en cuatro carpetas. Por ejemplo, llámelas así:

– Por hacer

– Debo

– Me deben

– Leer

3. Juegue al primer toque: los e-mails hay que abrirlos el menor número de veces posible. Cuando abra uno:

– Si es inútil, bórrelo sin más

– Si tiene información que pueda serle útil en algún momento, póngalo en la carpeta Leer.

– Si puede contestarlos en menos de dos minutos, no lo retrase ni lo deje para más tarde. Hágalo ya o le hará perder el tiempo en otro momento. Si le llevara más tiempo, guárdelo en Debo

– Si necesita que le confirmen o aprueben algo, póngalo en el Me deben.

4. Procese las carpetas Por hacer y Debo lo antes posible. No deje que engorden. Y utilice sus ratos libres para gestionar

Leer (y borrar todo lo que pueda una vez haya recogido la información pertinente).

5. Minimice el número de e-mails que envía y recibe. Regla de oro: cuantos menos mande, menos le llegarán.

6. Haga que su cuenta de correo trabaje por usted. No se autoengañe pensando que no tiene tiempo para aprender unas cuantas reglas. En media hora puede aprender un par de cosas que le ahorrarán mucho trabajo.

7. No viva pendiente del correo. Mírelo dos o tres veces al día como máximo.

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